Cet article est extrait du dossier que j’avais rédigé en 2019 : Les 7 étapes-clés pour monter un dossier de subvention en béton
Comme l’article était long, je me suis dit qu’on risquait de passer à côté de ce chapitre sur le budget prévisionnel qui est pourtant HYPER important.
Alors, je le republie séparément ici.
Construire un budget prévisionnel et estimer le montant de l’aide demandée
Dans quasiment toutes les demandes d’aides et subventions, on va te demander un budget prévisionnel.
Normal, puisqu’on a dit que, quand on demande un financement, c’est pas un casting, on se place sur le terrain économique. Et l’outil principal à disposition, c’est le budget.
C’est même l’élément principal de ton dossier.
Le plus important.
Mais pas le plus facile.
Je crois que ce qui est souvent le plus troublant et perturbant pour les novices, c’est le CONCEPT même du budget prévisionnel.
En tout cas, moi, il m’a fallu du temps pour comprendre le sens de cet outil et comment bien m’en servir (y compris dans le pilotage de mes finances personnelles!).
Déjà, à quoi ça sert un budget prévisionnel ?
Première raison invisible et implicite
Vérifier le professionnalisme et sérieux du projet.
Juste à la façon de faire un budget, on peut comprendre en quelques secondes le niveau du projet en face.
À la seule vue d’un budget prévisionnel déséquilibré, c’est-à-dire quand les dépenses ne sont pas égales aux recettes (justement, je t’explique ça juste après), il y a ce sentiment qui s’installe que le projet n’est peut-être pas sérieux, qu’il y a une fragilité économique et un manque de professionnalisme.
Ça fait amateur.
Ensuite, deuxième (et principale) raison
Un budget prévisionnel sert à traduire de façon chiffrée la stratégie de développement du projet.
Les professionnels n’ont pas besoin de lire 10 pages de biographie pour comprendre la viabilité d’un projet. Parfois jeter un coup d’oeil sur le budget suffit.
Contrairement à ce qu’on pourrait croire, le budget prévisionnel n’est PAS un outil pour prédire l’avenir !!
C’est un outil qui aide à anticiper au maximum les dépenses et à imaginer comment on pourrait gagner de l’argent grâce à ce projet.
Ce que regarde les professionnels dans un budget prévisionnel : c’est la COHÉRENCE entre les dépenses que tu prévois d’investir pour développer ton projet et les rentrées d’argent prévisibles.
Exemple du budget d’un projet PAS COHÉRENT :
Décider d’investir 15.000€ dans l’enregistrement d’un album avec studio et matos de dingue. Prévoir de vendre 10€ des CD à la fin des concerts. Mais avoir 5 concerts à tout casser prévus cette année. Et prévoir 300€ de budget de communication pour imprimer des flyers.
Tu vois ?
Comprendre la logique économique
Le budget prévisionnel t’oblige donc à intégrer ton projet d’album ou de spectacles dans une LOGIQUE économique.
Et cette logique peut se résumer en une phrase :
On t’aide PARCE QUE tu prends un risque financier.
On ne t’aide pas pour tout financer à 100%.
On ne t’aide pas non plus si t’as prévu d’exploser ton chiffre d’affaires et qu’en fait t’as pas besoin d’un coup de main financier.
On t’aide à COMBLER LE TROU entre les rentrées d’argent prévisibles et ton investissement de départ. C’est ça une aide pour “boucler” un budget.
Et le montant de ce “TROU” sera (en principe) le montant de l’aide que tu voudras demander.
Dépenses = Recettes
Le principe du budget à l’équilibre
Une des spécificités d’un budget prévisionnel, que je ne comprenais pas du tout au départ, c’est que dans ton tableau :
Le montant total des DÉPENSES doit être strictement ÉGAL au montant total des RECETTES (subventions incluses).
Par exemple :
Tu as prévu de dépenser 8.542,69€ pour enregistrer ton album (salaires + studio). Dans la colonne en face, celle des recettes, tu dois avoir le chiffre : 8.542,69€. Strictement égal donc.
S’il te plait, RETIENS CETTE RÈGLE FONDAMENTALE toute simple. Même si tu ne la comprends pas bien encore.
Dans ton tableau (ou quand tu rempliras ton formulaire), le montant total des dépenses que tu prévois doit être STRICTEMENT ÉGAL, au centime près, au montant des recettes.
C’est ce qu’on appelle un budget prévisionnel “équilibré”.
Comme je disais plus haut, à la simple vue d’un budget déséquilibré, c’est-à-dire lorsque les dépenses ne sont pas égales aux recettes, on voit tout de suite qu’on a à faire à quelqu’un d’inexpérimenté.
Donc on se demande : est-ce que c’est un projet sérieux ? est-ce qu’ils vont vraiment déclarer les salaires ? est-ce que c’est pas des chiffres bidons ? est-ce qu’il vont pouvoir gérer ?
Un budget prévisionnel N’EST PAS un budget réalisé
Pour moi, c’était complètement aberrant au départ.
Puisque ce sont des prévisions incertaines, comment est-ce qu’on peut prévoir cette stricte égalité ?
En fait, je voulais montrer dans mon budget que le projet était économiquement viable, donc que les recettes allaient être supérieures aux dépenses !
MAIS NON ! Dans le cadre d’une demande de financement, ce n’est PAS ce qu’on te demande.
Si tu gagnes plus que tu ne dépenses, c’est excellent, c’est même l’objectif, bravo. Mais dans ce cas… Pourquoi est-ce que tu demandes une aide ou une subvention ? Tu n’en a donc pas besoin.
Tu comprends ?
Et là, on en arrive au 3ème intérêt du budget prévisionnel dans une demande de subvention :
Estimer le montant de l’aide qu’on peut obtenir
Le principe fondamental à comprendre
Une fois que tu as listé tous tes salaires, tes achats, tes charges – vraiment TOUTES – tu vas obtenir le montant total de tes dépenses.
Et du coup ? C’est quoi le principe fondamental à comprendre ?
C’est que :
Sauf exceptionnellement quand il s’agit d’une aide forfaitaire, le montant de l’aide financière est calculé EN FONCTION DU MONTANT DES DÉPENSES.
En effet, généralement, tu peux estimer que la totalité des aides financières que tu pourras demander sera AU MAXIMUM de 30% à 50% de ton budget prévisionnel total. Toutes aides confondues.
Donc :
PLUS TES DÉPENSES SONT IMPORTANTES,
PLUS LE MONTANT DE L’AIDE SERA IMPORTANT.
Ce qui veut dire que si tu as prévu de dépenser 300€ : LAISSE TOMBER.
Si tu as 8.542,69€ de dépenses comme dans notre exemple plus haut, tu pourras demander entre 2.560€ et 4.270€ en fonction des aides que tu sollicites.
Si tu as prévu un budget de 18.000€ pour ton projet, a priori, tu pourras demander entre 5.400 et 9.000€.
C’est un principe général, PAS une vérité absolue. Ça dépend des critères de chaque organisme.
C’est pour t’aider à comprendre la logique de la demande de financement.
L’aide précieuse des valorisations
CONSEIL PRÉCIEUX !
Tu peux (dois!) également VALORISER tout ce qui t’a été offert. Même si tu n’as pas payé, ça a une valeur.
Exemples :
La Mairie te met à disposition une salle, un ami te prête son home studio pour 2 jours, l’imprimeur t’offre 500 flyers gratuits… On doit retrouver la “valeur” de ces services dans ton budget.
N’hésite pas à demander des devis.
Parce que, tu l’auras compris : Plus tu augmentes ton budget de dépenses, plus tu peux augmenter le montant de l’aide demandée.
Donc si tu peux intégrer des dépenses que tu n’as pas faites “matériellement”, c’est-à dire de l’argent que tu n’as pas sorti mais qui correspond à des VRAIS services ou prestations, intègre-les dans ton budget !
C’est une TECHNIQUE comptable et financière absolument légale qu’il est important d’apprendre à maîtriser.
Voilà, je m’arrête là pour le budget. C’est un chapitre costaud tu as vu.
Et tout l’art de la demande de subvention est de maîtriser le budget prévisionnel et savoir optimiser les dépenses et les recettes pour pouvoir aller demander le MAXIMUM d’aides auxquels le projet peut prétendre.
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